Nguyên lý 80/20: Bí mật làm ít hơn, đạt nhiều hơn!

“Không phải mỗi ngày một tăng thêm mà chính là mỗi ngày một giảm bớt bằng cách đẽo gọt những thứ vô bổ”. – Bruce Lee

Bạn có muốn hoàn thành được nhiều việc hơn với công sức ít hơn, tiêu diệt những hoạt động lãng phí, và sống một cuộc sống chất lượng hơn? Cuốn sách kinh điển này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện.

Về Richard Koch

Richard Koch là tác giả của chuỗi sách Nguyên Lý 80/20, Kinh Doanh 80/20, Con Người 80/20. Cuôn sách quan trọng nhất của ông, Nguyên Lý 80/20 là tất cả những gì bạn cần đọc để hiểu về một trong những nguyên lý nổi tiếng của nhà kinh tế học người Í Vilfredo Pareto. Để xem thêm thông tin về Richard Koch, xem: http://www.the8020principle.com/.

Dưới đây là 10 ý tưởng chính từ Nguyên Lý 80/20 của Richard Koch…

#1. Số Ít Đầu Vào Dẫn Đến Số Nhiều Đầu Ra

Danh bạ trên điện thoại của bạn. Danh sách chat Facebook của bạn. Chắc chắn chỉ có một số ít người chiếm hầu hết thời gian trò chuyện (đàm thoại hoặc bàn phím) của bạn.

Tủ quần áo của bạn. Nhìn xem những món đó và nhận diện những món bạn hay mang nhất. Chắc chắc bạn có vài bộ cánh yêu thích mà bạn hay mặc đi mặc lại.

#2. Số Ít Nguyên Nhân Tạo Ra Số Nhiều Hậu Quả

Hãy nghĩ về những quyết định bạn đã chọn lựa trong cuộc đời. Bạn ra hàng trăm (hàng ngàn) quyết định mỗi ngày, nhưng bạn có thể nhận ra chỉ một rất ít quan trọng trong đó khiến bạn đã trở thành bạn của ngày hôm nay. Sách gối đầu giường. Di cư. Chọn người yêu. Chia tay. Ứng tuyển công việc.

Đầu tư cũng tương tự. Hầu hết lợi nhuận bạn thu về đến từ một vài quyết định quan trọng – chọn công ty, mua bán nhà, mua bán cổ phiếu, chọn vợ chồng. 10% khoảng đầu tư của Warren Buffet mang lại 90% tài sản kếch xù của ông. Hầu hết lỗ cũng đến từ một vài quyết định quan trọng. Cho nên hà tiện từng cắt cho những khoảng chi tiêu nhỏ nhặt vừa không mấy ý nghĩa với việc làm giàu vừa làm xấu nhân cách.

#3. Số Ít Nỗ Lực Tạo Ra Số Nhiều Kết Quả

Tất cả thành tựu trong học vấn và sự nghiệp của bạn. Chắc chắn những kỹ năng để bạn hoàn thành công việc tốt chỉ là một phần nhỏ những gì bạn biết và những gì bạn có thể làm, nhưng những kỹ năng này lại mang lại đa số thu nhập.

Ngay cả những dự án bạn đang làm cũng vậy: Hầu hết giá trị của dự án nằm ở một vài việc quan trọng nhất. Số công việc còn lại không ảnh hưởng nhiều lắm đến kết quả cuối cùng.

Có 1,000 món ăn trong siêu thị, nhưng chỉ có số ít trong đó không khiến bạn béo phì. Có 100 bài tập tạ khác nhau, nhưng chỉ có 10 bài hiệu quả thể chất nhất. Có 100 nhân viên ở công ty bạn, nhưng chỉ có 20 người mang lại lợi nhuận cao nhất. Danh sách còn dài.

#4: Có rất nhiều tên gọi khác nhau cho hiện tượng phổ biến này

Nguyên Lý 80/20 đã được tuyên ngôn theo nhiều cách bởi nhiều người khác nhau. Quy Luật Pareto, Nguyên Lý 80/20, Quy Luật Số Ít Quan Yếu của Jurran, Nguyên Lý Nỗ Lực Tối Thiểu Của Zipf. Nhưng ý tưởng chính vẫn là một: số ít quan trọng, số nhiều tào lao. Cá nhân tôi thì thích gọi khái niệm này là Liều Lượng Hiệu Quả Tối Thiểu (MED)

#5: Liều Lượng Hiệu Quả Tối Thiểu – Nhận Biết Và Phát Triển Dựa Trên 20% Nỗ Lực Có Thể Tạo Ra 80% Kết Quả.

Làm càng ít những việc cần thiết càng tốt, không phải làm càng nhiều càng tốt.Liều Lượng Hiệu Quả Tối Thiểu là số lượng ít nhất, tần số ít nhất, và những thay đổi ít nhất để giúp bạn đạt được kết quả bạn muốn. Bạn vừa tốn ít thời gian, ít tiền bạc, ít công sức – vừa đạt được kết quả tốt hơn. Bạn sẽ muốn áp dụng nguyên lý này vì đơn giản thường hiệu quả, phức tạp thường thất bại.

Nếu bạn muốn cải thiện hiệu quả ở mọi lĩnh vực, hãy tập trung vào những gì quan trọng nhất. Không quan trọng bạn đang rèn luyện thể chất, rèn luyện trí não, tìm bạn tình, học tập, làm ăn kinh doanh, cải thiện tình hình tài chính, hay thậm chí tận hưởng cuộc sống. Chỉ có một số ít việc có ý nghĩa, và có rất nhiều việc vô nghĩa.

#6: Hầu Hết Những Gì Chúng Ta Làm Đều Mang Lại Giá Trị Thấp – Hãy Loại Bỏ Hoặc Giảm Bớt 80% Nỗ Lực Mang Lại Kết Quả Tồi

“Bạn chỉ cần làm đúng một vài việc đúng trong đời, miễn là bạn đừng làm sai quá nhiều việc rồi.” – Đạo của Warren Buffet.

Mặt kia của hiệu quả 80/20 cũng đúng: trong mọi nỗ lực của bạn, có 1001 cách để lãng phí thời gian và công sức. Bạn chỉ có một cuộc sống hữu hạn, lượng tài nguyên hữu hạn, lượng ý chí hữu hạn, cho nên, bạn cần để ý phân bổ chúng cho khôn ngoan. Nếu một việc chỉ hữu ích có một chút xíu, hãy bỏ việc đó hoặc giao phó cho người khác.

Lời khuyên này thường rất khó thực hành. Chúng ta có xu hướng ôm càng nhiều việc càng tốt (bao gồm việc vặt) để kiếm nhiều tiền hơn (trong khi chỉ nên dành tâm trí những việc giá trị cao nhất), xắn tay áo làm việc nhà với gia đình (trong khi có thể thuê người làm bớt những việc ít giá trị). Tại sao mình làm ít như vậy trong khi đồng nghiệp và vợ con nai lưng ra làm? Về lâu dài, hạn sẽ vượt xa những người có tư duy thông thường, nhưng không dễ dàng thoát khỏi cảm giác tội lỗi lúc đầu.

Bằng cách quyết định rõ ràng về lựa chọn tập trung gì và bỏ đi gì, bạn sẽ giải phóng một lượng lớn thời gian rỗi và năng lực để tập trung vào những việc thực sự giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Ngoài danh sách việc-cần-làm, bạn cần có cả danh sách “việc-không-cần-làm”. Nhờ quyết định trước những gì không đáng thời gian và năng lượng của bạn, bạn dễ dàng nói KHÔNG với những việc và yêu cầu giá trị thấp khi chúng xuất hiện. Chấm dứt không làm thường là cách tốt nhất (và dễ nhất) để cải thiện hiệu suất của bạn.

#7: Trong Kinh Doanh, Tập Trung Vào Những Sản Phẩm Và Dịch Vụ Mang Lại Cho Bạn Nhiều Tiền Nhất, Và Loại Bỏ Hoặc Giảm Thiểu Số Còn Lại.

Khách hàng không phải là Thượng Đế! Một vài khách hàng có thể giống thiên thần giáng trần – họ thích thú, phấn khích và nhiệt tình mua mọi thứ bạn có. Một số khác lại giống như lũ quỷ sứ từ địa ngục chui lên – họ có mua hàng đấy nhưng sẽ rải bom bạn với những lời phàn nàn, đòi hỏi được đối xử đặc biệt, hay đi nói xấu bạn.

Đây là luật: tìm những khách hàng tốt nhất của bạn và tập trung mang đến trải nghiệm tốt nhất cho họ. Cũng hãy tìm những khách hàng tồi nhất của bạn, và lịch sự mời họ đi chỗ khác – chi phí cơ hội của lũ quỹ sứ này quá cao (tốn thời gian và công sức chăm sóc của bạn). Nhờ đó bạn có nhiều tự do để chăm sóc những khách hàng giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình hơn.

*Đọc lại đoạn trên và thay chữ “khách hàng” bằng “gia đình/bạn bè/đồng nghiệp/sếp”. Khách hàng là những người bạn dành thời gian và công sức phục vụ.

#8: Trong Cuộc Sống, Tập Trung Vào Những Hoạt Động Sản Sinh Ra Phần Lớn Sự Thỏa Mãn.

Nguyên lý 80/20 cũng áp dụng cho sự thỏa mãn trong cuộc sống của bạn – một vài điều sẽ đóng góp lớn nhất cho niềm hạnh phúc và sự bình yên của bạn. Đó là những việc bạn nên lấy làm trục để xây dựng cuộc sống bao quanh, làm nền móng để vun đắp cuộc đời lên trên. Đối với tôi là dành thời gian cho người thân và bạn bè, có những cuộc đối thoại sâu sắc, chia sẻ những gì tôi biết, học và thử nghiệm, đọc mọi thứ tôi thích, làm những công việc quản lý và sáng tạo. Nếu tôi muốn phát triển bền vững (không phát điên hay căng thẳng quá mức), tôi nên tập trung làm những việc này đều đặn.

Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng những trải nghiệm hằng ngày đóng góp vào niềm hạnh phúc và sự thỏa mãn cuộc sống của bạn hơn là vật chất bạn sở hữu. Hàng xa xỉ là thứ có cũng được, không có cũng không sao. Đầu tư vào du lịch vòng quanh thế giới sẽ tốt hơn sở hữu một căn biệt thự hoành tráng. Đầu tư vào mời café những người tài giỏi hữu ích hơn là mua xe Nexus hay moto Ducatti (ở trong xứ xở thực hành đạo “kẹt xe khổ hạnh”). Đóng tiền tập gym tốt hơn là mua một chiếc đồng hồ Rolex xa xỉ (thay vì mua đồng hồ, hãy mua một Misfit Wearable hi-tek vừa sang vừa hữu ích).

Mặt khác, bạn phải-thật-nhẫn-tâm loại bỏ những thứ không đóng góp vào niềm hạnh phúc và sự thỏa mãn cuộc sống của bạn. Một ví dụ kinh điển là giao thông: rất ít người thích chuyện phải mài mông 1-3 tiếng trên xe bus hoặc chịu đựng kẹt xe mỗi ngày. Nếu bạn loại bỏ chuyện di chuyển bằng cách chuyển nhà đến ở gần nơi học tập/làm việc, bạn sẽ loại bỏ được nỗi bất mãn lớn đó và giải phóng được rất nhiều thời gian và năng lượng để làm những việc bạn thấy xứng đáng hơn. Một quyết định đắt đỏ xứng đáng vì mang lại lợi ích dài lâu cho bạn.

#9: Một Số Ít Quyết Định Sẽ Sản Sinh Phần Lớn Kết Quả: Quyết Định Mối Quan Hệ, Học Tập, Công Việc, Đầu Tư, Phong Cách Sống…

Có một số ít quyết định bạn cần đặc biệt suy nghĩ trước khi cam kết: bạn ăn kiêng gì, dành phần lớn thời gian cho ai (nhất là từ hẹn hò sang sống thử/cưới), chọn môi trường học tập nào, kiếm sống bằng gì, ký kết điều khoản hợp đồng ra sao, sinh sống ở nơi đâu…

Đây là những điểm bùng phát trong cuộc đời của bạn – bạn đang ra những quyết định rất khó (nhưng không phải “nhiệm vụ bất khả thi”) để thay đổi hoặc rút lại. Loại quyết định này cũng như tên bắn khỏi nỏ, không cách gì thu hồi được. Chúng tác động mãnh liệt đến cách bạn sử dụng thời gian và năng lượng mỗi ngày, dẫn đến sự thay đổi mạnh mẽ trong thu nhập, thỏa mãn cuộc sống và rồi, định mệnh của bạn.

Chính vì vậy, sẽ rất đáng giá nếu bạn dành một lượng lớn thời gian và công sức để bảo đảm mình có những quyết định tốt. Đừng yêu cho vui, xin đại cho có việc làm, dư tiền nhàn rỗi thì đâm đầu mở café hoặc mua nhượng quyền (một số thương hiệu nhượng quyền có điều khoản khiến bạn làm giàu cho họ, thay vì cho bạn). Ví dụ: chọn chỗ làm cũng là chọn một thế giới thứ hai – nơi bạn sống 1/3 cuộc sống thường nhật của mình. Đừng gật đầu với bất kỳ chỗ nào muốn nhận bạn (ngay cả chỗ sẵn sàng trả lương cao). Hỏi cảm nhận của một vài người đang làm việc về tình hình công ty, sếp trực tiếp là người như thế nào, mâu thuẫn nội bộ ra sao, điều tra danh tiếng công ty, dự án công ty đang làm, thách thức công ty đang gặp phải. Bạn có thể học được gấp đôi, kiếm được gấp đôi so với bạn bè đồng lứa nếu chịu khó làm bài tập kỹ trước khi đánh cược với công ty.

Mua nhà là quyết định tài chính lớn nhất bạn có thể ra, nếu bạn muốn mua nhà thì đừng vội trao tiền cho môi giới. Hãy nghiên cứu, hiểu tình hình mảnh đất và khu vực xung quanh, hiểu tình hình tài chính của bạn, tạo bảng ngân sách tổng, tăng điểm tín dụng, thương thuyết với ngân hàng nếu bạn định vay. Một chút đầu tư vào các công việc này có thể mang lại kết quả khổng lồ: giảm được 1% lãi suất phải trả có thể tiết kiệm bạn hàng trăm triệu đồng.

Khi bạn đặt mình vào vị trí sáng suốt nhất, những quyết định tốt nhất sẽ xuất hiện. Tôi thường tìm cách thư giãn hết cỡ để có những giây phút “a-ha” trước những quyết định lớn. Nếu bạn định chia tay, bắt đầu sự nghiệp mới, hay di chuyển đến nơi khác sinh sống, hãy thử đi một chuyến du lịch. Thay đổi môi trường quen thuộc sẽ quét sạch đầu óc bạn, chừa chỗ cho những ý tưởng mới vào tám tung tóe.

#10: Nỗ Lực Nhiều Hơn Không Đồng Nghĩa Với Phần Thưởng Lớn Hơn – Hãy Tập Trung Vào Những Điều Quan Trọng, Và Lờ Đi Những Gì Còn Lại

Đây là bài học quan trọng nhất: BẠN KHÔNG ĐƯỢC THƯỞNG DỰA TRÊN NỖ LỰC. Cuối cùng thì người ta chẳng quan tâm bạn đã dành bao nhiêu thời gianđể làm một việc, họ quan tâm lợi ích, tầm quan trọng, ý nghĩa và giá trị của công việc bạn tạo ra. Khách hàng sẵn sàng trả một khoảng kha khá cho việc cài đặt wesbite vốn chỉ tốn của tôi một ngày, vì họ hiểu giá trị mà website mang lại cho họ lớn hơn số tiền họ đầu tư nhiều.

Dành 50 năm đào hố giữa Sahara, ai thèm quan tâm chứ. Dành 1 năm để giải mã bản đồ genes người, viết sách chiến đấu chống ung thư, đọc sách nói dành cho người mù, và mọi người sẽ chú ý đến bạn.

Đây là một kỹ thuật đơn giản khi bạn lập danh sách “việc-cần-làm”. Liệt kê chúng và phân loại theo 3 cột: Nỗ Lực – Kết Quả – Độ Ưu Tiên, với thang điểm từ 1-10. Bây giờ lấy công thức Độ Ưu Tiên = Nỗ Lực/Kết Quả. Đây là ví dụ:

• Việc #1: Rửa chén, giặt đồ, nấu cơm, đón con.
  Nỗ Lực=10, Kết Quả=2, Ưu Tiên=5
• Việc #2: Chuẩn bị bài thuyết trình cho Marketing.
  Nỗ Lực=4, Kết Quả=4, Ưu Tiên=1
• Việc #3: Gọi khách hàng nhờ giới thiệu thêm khách hàng mới.
  Nỗ Lực=1, Kết Quả=10, Ưu Tiên=0.1

Thấy thứ tự Ưu Tiên mới của bạn chưa? Sắp xếp lại theo thứ tự ưu tiên có số điểm từ nhỏ đến cao (Excel, thưa quý vị!). Bạn làm việc #3 trước, rồi việc #2, rồi việc #1 – nếu bạn còn thời gian.

Bất kể bạn muốn làm gì, hãy dành thời gian ban đầu để phân tách công việc ra thành những việc nhỏ, điều gì quan trọng cần phải làm, và điều gì là sự phí phạm thời gian? Thiết lập ngay danh sách “việc-tập-trung” và “việc-đừng-làm” ngay từ ban đầu sẽ tiết kiệm cho bạn một đống thời gian và công sức. Danh sách này sẽ không hoàn chỉnh ngay lúc mới khởi đầu, nhưng càng làm càng học bạn sẽ càng sáng ra.

Và bí quyết 80/20 sẽ lấp ló ở chân trời.

Lời Kết

Trong cuốn Nguyên Lý 80/20, Richard Kooh đã cẩn thận xem xét Quy Luật Pareto – một quan sát thực nghiệm rằng trong mọi hoàn cảnh, “một số ít nguyên nhân, đầu vào, hay nỗ lực sẽ tạo ra số nhiều kết quả, đầu ra, hay phần thưởng”. Quy luật tự nhiên này xuất hiện trong mọi khía cạnh cuộc sống. Nếu chú ý đến nỗ lực và kết quả của bạn, bạn có thể nhận ra những cơ hội cải thiện lớn để có một cuộc sống chất lượng cao vượt bậc.

Bằng cách nhận ra số ít 20% quan yếu và tập trung tối ưu chúng, bạn có thể đạt năng suất khổng lồ trong một khoảng thời gian rất ngắn. Trong khi Quy Luật Pareto thường dùng cho bán hàng, khách hàng hay phân tích hàng hóa, sách Nguyên Lý 80/20 xem xét ứng dụng cho đời sống cá nhân nữa, như đặt thứ tự Ưu Tiên và cân bằng công việc/cuộc sống.

Tập trung vào 20% nỗ lực tạo ra 80% kết quả không dễ dàng (may mắn là PTCNVN và cộng đồng thường xuyên chia sẻ về MED), nhưng bí quyết này có thể cách mạng hóa chất lượng cuộc sống của bạn. Vĩnh viễn.

Theo Internet